Exemplo de solicitação de mudança

O hábito de se fazer mudanças planejadas diminui os riscos, aumenta a possibilidade de sucesso e evita o retrabalho. Se você já usou ou usa provavelmente conhece por um desses nomes:

• PMUD (Plano de mudança)
• RDM (Requisição de mudança)
• GMUD (Gestão de mudança)

Aqui forneceremos uma explicação de alguns conceitos e um exemplo de documento de mudança como um apoio para você criar o seu documento.

Caso queira, deixaremos também um post com um Exemplo de cadastro para novos projetos (disponível também nas referências, abaixo).

Entendendo os termos

Usaremos termos/ferramentas comuns de várias áreas distintas, como governança e administração. Sugerimos o uso desses termos para ajudar a fixa-los como parte do seu dia a dia, caso não esteja familiarizado com alguns deles, abaixo uma lista:

• As-is/To-be: Definição de como se encontra e de como deveria, para justificar a remodelagem.
• 5W1H e 5W2H: Acrônimo usado para responder: quem, o quê, onde, quando, por que e como (Who, What, Where, When, Why and How). O 5W2H adiciona a pergunta quanto custa (How Much), para mais informações leia nosso post sobre o 5W2H.
• Go/no Go: Requisitos necessários para testar e definir se uma ação deve ou não ser executada.
• RACI: Acrônimo usado para definir os papéis e responsabilidades de cada um, definindo:
  • Responsible (as pessoas responsáveis por executar);
  • Accountable (as pessoas que precisam aprovar);
  • Consulted (quem precisam ser consultados);
  • Informed (quem precisam ser informados).
• RPI: Revisão pós implementação.
• Rollback: Operação de reverter uma situação para o estado anterior.
• Rollout: Desenvolvimento das rotinas para executar algo planejado.

Sugestões para o fluxo de uma mudança

Algumas sugestões simples para um fluxo de mudança são:

• Quem escreve a RDM não pode executar, mas sim ser uma das pessoas com o papel de Consultado (do RACI);
• Uma RDM deve ser elaborada com um prazo de antecedência à execução, para dar tempo de todos os envolvidos possam ler e tirar quaisquer dúvidas antes de assinar;
  • Se não for possível esperar o prazo mínimo da RDM, então será uma RDM emergencial. Uma RDM emergencial deverá ter regras diferentes, como (apenas exemplos):
    • Usar um formulário visualmente claro que se trada de uma RDM emergencial;
    • Justificar o motivo de não ser possível esperar. Por exemplo o ambiente ter parado de funcionar e/ou necessitar de uma intervenção imediata;
    • Uma regra diferente para assinaturas, inclusive de aprovação, sendo essas assinadas após a RDM;
• Dependendo do ambiente, pode não ser necessário que todos assinem. Ao invés disso, ser definido um percentual mínimo de assinaturas para poder ser executado a RDM;

Exemplo de documento de mudança

Abaixo um modelo de RDM.

Fontes/Referências

NVLAN – Exemplo de cadastro para novos projetos
NVLAN – O 5W2H

https://blog.neomind.com.br/mapeamento-de-processos-as-is-to-be
http://valorecompetencia.com.br/gestao-de-operacoes/matriz-raci-entenda-o-que-e-e-como-usar
https://en.wikipedia.org/wiki/Go/no_go
https://en.wikipedia.org/wiki/Rollback_(data_management)
https://pt.wikipedia.org/wiki/5WH
https://www.significados.com.br/rollout/

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