Gerenciar projetos é definir o que será entregue controlando três pilares: escopo (o que), tempo e custo. Se você altera um deles, os outros balançam. Por isso, a primeira coisa que fazemos em um planejamento é definir o que será entregue. Já falamos um pouco sobre escopo em alguns posts como Exemplo de cadastro para novos projetos, O 5W2H e Você sabe o que são metas SMART?
Existe, porém, uma definição tão importante quanto, e que costuma ser ignorada: o não escopo (o que não é).
Você sabe o que é um “não escopo”?
Não escopo é tudo aquilo que não faz parte da entrega. Ele impõe limites e protege o compromisso firmado com o planejamento e inibe as pessoas de ficarem .
Um não escopo define/restringe o que não será feito, limitando ao escopo/meta definida quando a gestão de projetos fez o compromisso de honrar um planejamento e cumprir/entregar o que foi combinado. Depois de definir todo o esforço (equipes, cargas de trabalho, prazos) e iniciar a execução é importante não seguir outro rumo e nem iniciar com outras idéias.
A armadilha da “boa ideia” na hora errada
Durante a execução, é inevitável: surgem sugestões, melhorias e oportunidades:
“Já que estamos fazendo isso, podíamos aproveitar e…”
“Seria interessante aproveitar para…”
“Seria muito legal se…””
“Se fizermos dessa outra forma, podemos agregar mais valor…”
O problema não é a ideia ser ruim — ela pode ser excelente! O erro é compartilhar uma nova idéia no momento errado. Quando você aceita pequenas alterações na fase de execução (o famoso gold plating), o escopo infla, o prazo estoura e a equipe perde o foco da Sprint.
Novas ideias podem e devem surgir assim como as decisões podem mudar, mas no momento certo. “Brainstorms” e “Planning’s” podem gerar debates e definir novos rumos. Porém, é importante “caçar” e evitar o não escopo para evitar perda de foco, atraso da sprint, ou até permitir a execução colocando em risco todo o projeto.
Isso não significa que algo não seja útil, nem que nunca será feito. Significa apenas que não pertence àquele esforço, naquele momento.
Exemplo prático: De um simples sensor de água, ao monstro de sete cabeças
Imagine que em uma fábrica a produção para quando o reservatório de água esvazia. A empresa decide reunir equipes e é proposto a seguinte solução:
- O escopo original (MVP em 2 Sprints): Instalar um sensor de nível de água, que aciona um alarme sonoro e visual na sala da equipe de manutenção antes de parar a produção. Simples e direto.
O que acontece na prática durante as reuniões diárias (Dayli’s):
- Alguém sugere enviar notificações por e-mail.
- Outro pede um painel web para ver o status em tempo real.
- A equipe de redes exige integração com as senhas da empresa.
- O time de segurança exige autenticação em dois fatores (MFA).
- A equipe de qualidade pede relatórios de histórico e métricas.
O resultado? O que era um projeto simples de IoT virou um sistema complexo que exige desenvolvedores web, especialistas em banco de dados, redes, segurança e BI. O projeto atrasa, estoura o orçamento e consome recursos de outras áreas.
Como proteger o projeto sem matar a inovação
Em nenhum momento sugerimos que uma ideia precisa ser ruim para estar fora do escopo. Pelo contrário, é importante entender que uma idéia pode ser excelente e ainda assim será um não escopo, o erro está em transformar toda descoberta em trabalho imediatamente executável.
Saber dizer “não” não significa ignorar boas ideias nem ser burocrático. Trata-se de ter maturidade de gestão:
- Separe Descoberta de Execução: Discutir ideias (brainstorming/discovery) tem seu momento. Durante a Sprint, o foco precisa ser 100% “mão na massa”.
- Use o Product Backlog: A ideia é boa? Ótimo. Registre-a no Backlog para priorização futura. Não interrompa o trabalho atual (nem discuta idéias com a equipe de desenvolvimento durante a sprint).
- Avalie impactos: Qualquer mudança de escopo deve exigir uma troca consciente de prazos ou custos, e não apenas o acréscimo de mais tarefas.
Michael Porter resumiu uma ideia de que: “A essência da estratégia é escolher o que não fazer.” A própria Harvard Business Review relaciona essa ideia à dificuldade de execução: organizações frequentemente acumulam iniciativas em vez de escolher quais realmente devem receber atenção.
Em projetos, o raciocínio pode ser adaptado:
Se tudo pode entrar no projeto, então o projeto não tem limites. E, sem limites, não é possível definir sucesso.
Em resumo
Existe uma diferença entre descobrir o que poderá ser feito e decidir o que será feito agora.
Uma organização madura precisa de mecanismos para preservar as ideias sem desorganizar o projeto. As metodologias possuem meios de controle: Em ambientes ágeis ela pode entrar no Product Backlog (se aprovado pelo PO). No PMI chama atenção para o chamado gold plating (adicionar funcionalidades, melhorias ou qualidade além do que foi acordado). O princípio é o mesmo: a ideia pode ser registrada sem necessariamente ser executada agora.
Durante a execução do projeto, se surgirem idéias, faça perguntas como:
- “Isso faz parte do escopo do que estamos executando?”
- “E se isso não for feito, impacta de alguma forma ao escopo?”
Se a resposta for não, a discussão precisa ser interrompida ali e redirecionada para o local correto. Respeitar o não escopo é o que garante que você realmente vai chegar do outro lado e evita que a equipe confunda possibilidade com compromisso,.
LEMBRE-SE: Controlar o não escopo é a forma mais simples de evitar que um projeto entregue muito mais coisas que não precisava e muito menos do que realmente precisava entregar.
Fontes/Referências
NVLAN – Exemplo de cadastro para novos projetos
NVLAN – O 5W2H
NVLAN – Você sabe o que são metas SMART?
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